Как отправить документ через систему электронного документооборота (ЭДО)

Подготовка к отправке документа

• Проверьте наличие действующего соглашения об ЭДО с контрагентом
• Убедитесь, что оба участника используют совместимые системы
• Подготовьте документ в требуемом формате (PDF, XML, DOCX)
• Проверьте наличие электронной подписи (ЭП)

Популярные системы ЭДО в России

Пошаговая инструкция отправки

1. Авторизация в системе

1. Войдите в свою систему ЭДО под учетной записью организации
2. Убедитесь, что сертификат ЭП действителен
3. Проверьте подключение к контрагенту

2. Создание отправки

• Нажмите кнопку "Создать документ" или "Отправить"
• Выберите тип документа (счет, акт, накладная и т.д.)
• Загрузите файл с компьютера или из облачного хранилища
• Заполните обязательные реквизиты (номер, дата, контрагент)

Требования к документам

Процесс подписания и отправки

1. Выберите ответственного за подписание
2. Примените электронную подпись к документу
3. Укажите получателя (по ИНН или из списка контрагентов)
4. Нажмите кнопку "Отправить"
5. Дождитесь подтверждения отправки

Контроль отправленных документов

• Проверяйте статус документа в журнале исходящих
• Отслеживайте уведомления о получении
• Сохраняйте квитанции о приеме контрагентом
• Архивируйте отправленные документы согласно сроку хранения

Сроки доставки и юридическая сила

Типичные проблемы и решения

• Контрагент не подключен к ЭДО - предложите быструю регистрацию
• Ошибка подписи - проверьте срок действия сертификата ЭП
• Несовместимость форматов - уточните требования контрагента
• Технические сбои - обратитесь в поддержку оператора ЭДО

Отправка документов через ЭДО значительно упрощает документооборот между организациями, сокращает время обработки и обеспечивает юридическую значимость переписки. Правильное использование системы позволяет полностью перейти на электронный документооборот.

Запомните, а то забудете